Offerteprocedures onder de loep

Offerteprocedures vormen nog steeds een belangrijk onderdeel van de inkooppraktijk. In dit artikel wordt ingegaan op de vraag in hoeverre offerteprocedures efficiënt en effectief kunnen worden toegepast. De vraag is met name toegespitst op (1) de keuze tussen een offerteprocedure met en zonder voorselectie van leveranciers en op (2) welk aantal offertes aangevraagd moet worden. Met inzichten vanuit de theorie en gegevens vanuit de praktijk wordt getracht een antwoord op deze vraag te geven. In de praktijk blijkt voor de keuze van de offerteprocedure vaak niet te worden meegenomen, dat de tijd (kosten) voor het uitvoeren van dergelijke procedures behoorlijk kan verschillen. Deze kosten zouden eigenlijk moeten worden afgetrokken van de besparingen die door het aanvragen van meer offertes worden gerealiseerd. Alleen zo onstaat een reëel beeld van de werkelijke besparing. Aan de hand hiervan kan dan de offerteprocedure worden gekozen met de laagste te verwachten totale kosten. Om deze keuze te ondersteunen is een prototype DSS (Decision Support System) gemaakt.