The Impact of Inaccurate Cost Information on Managerial Decision-making in Purchasing

De invloed van onnauwkeurige kosteninformatie op inkoopbeslissingen De onderstaande tekst is een korte samenvatting van het management accounting onderzoek zoals dat beschreven is in dit proefschrift. In deze samenvatting zullen we eerst de gedachten en theorie achter het onderzoek bespreken. Daarna bespreken we de drie experimentele studies die zijn uitgevoerd voor dit onderzoek. Daarbij zullen de belangrijkste resultaten worden besproken en zal worden aangestipt op welke manier we het onderzoek in management accounting verder helpen. In deze dissertatie onderzoeken we de invloed van onnauwkeurige kosteninformatie op het beslisgedrag van inkopers. We kijken naar inkoopbeslissingen waarbij inkopers een keuze moeten maken tussen een aantal alternatieven. Om de inkoper te ondersteunen bij het maken van een keuze verstrekken we kosteninformatie die gebruikt kan worden om alternatieven gemakkelijk met elkaar te kunnen vergelijken. De verstrekte kosteninformatie is echter niet nauwkeurig. Sommige informatie die wel relevant is bij het maken van een keuze is niet opgenomen in de kosteninformatie. Het is namelijk niet altijd mogelijk om alle informatie nauwkeurig om te zetten in kosteninformatie. Denk bijvoorbeeld aan kosten die ontstaan als de beloofde kwaliteit van de geleverde producten niet overeenkomt met de geleverde productkwaliteit. De kosten voor het leveren van een nieuw product kunnen misschien wel berekend worden, maar de kosten die ontstaan als een klant besluit om schadevergoeding te eisen of over te stappen naar een andere leverancier zijn veel moeilijker te berekenen. Een kostenberekening is dan ook vaak onnauwkeurig. In dit proefschrift onderzoeken we of, en wanneer, inkopers de informatie die niet is opgenomen in de kosteninformatie meenemen in inkoopbeslissingen. Specifieker geformuleerd, we onderzoeken welk gewicht inkopers bij het maken van een keuze tussen verschillende alternatieven toekennen aan de informatie, die niet, of onnauwkeurig, is opgenomen in de beschikbare kosteninformatie. Inkoopbeslissingen zijn voorbeelden van multi-attribuut beslissingen. Inkopers moeten veel verschillende eigenschappen voor meerdere alternatieven met elkaar vergelijken en tegen elkaar afwegen voordat ze een weloverwogen keuze kunnen maken. Uit de psychologische besliskunde is bekend dat mensen moeite hebben met het maken van een weloverwogen multi-attribuut beslissing. Mensen hebben meer moeite met multi-attribuut beslissingen naarmate er meer criteria tegen elkaar moeten worden afgewogen, het aantal alternatieven groter is, er meer conflicterende attributen zijn, et cetera. Een van de uitgangspunten in dit onderzoek is dat mensen hun gedrag aanpassen aan de omstandigheden waaronder ze een beslissing moeten nemen. Inkopers kunnen gebruik maken van Total Cost of Ownership (TCO) informatie om hun beslissingen te ondersteunen. TCO is een methode uit de management accounting literatuur waarbij de totale kosten over de gehele levenscyclus van een product worden berekend. Alle kosten vanaf de initiële inkoopbeslissing (of ontwikkeling van een product) tot op het moment waarop het product niet meer wordt gebruikt (en geen kosten meer veroorzaakt) worden bij elkaar opgeteld tot een financieel getal. Als dit voor meerdere inkoopalternatieven wordt gedaan kunnen al deze alternatieven heel gemakkelijk tegen elkaar worden afgewogen, er is immers nog maar een punt waarop de alternatieven met elkaar vergeleken hoeven te worden. Het nauwkeurig berekenen van kosten is echter moeilijk, niet alle informatie kan nauwkeurig worden omgezet in kosteninformatie. Wat zijn bijvoorbeeld de kosten van het niet kunnen leveren van een product doordat er een storing in het productieproces optreedt? TCO cijfers zijn vaak een goede inschatting van de kosten, maar bijna nooit een honderd procent nauwkeurige “vertaling��? van alle relevante informatie in één financieel getal. Ondanks dat TCO informatie het maken van een inkoopbeslissing vereenvoudigt is het mogelijk niet verstandig om blindelings het berekende TCO getal te gebruiken. Zelfs als TCO informatie aanwezig is, is een inkoopbeslissing namelijk een multi-attribuut beslissing waarbij financiële informatie tegen niet financiële informatie zal moeten worden afgewogen. We onderzoeken welk gewicht inkopers toekennen aan het attribuut dat niet (nauwkeurig) is opgenomen in de TCO informatie bij het nemen van een inkoopbeslissing. In totaal hebben we drie experimentele studies uitgevoerd, waar meer dan 2.000 mensen aan deel hebben genomen. Er hebben zowel studenten als praktijkmensen deelgenomen aan de experimenten. De experimenten hebben zowel in laboratoria als op beurzen plaatsgevonden. In alle experimenten hebben we onderzocht welk gewicht deelnemers toekennen aan het attribuut dat niet (of onnauwkeurig) is opgenomen in de gepresenteerde TCO informatie. Om dit te onderzoeken legden we deelnemers een inkoopbeslissing voor waarbij ze moesten kiezen tussen een aantal alternatieven. Op basis van de keuze die deelnemers maakten hebben we bepaald welk gewicht deelnemers toekenden aan de informatie die niet (of onnauwkeurig) was opgenomen in de TCO informatie. In hoofdstuk 2 hebben we gekeken naar de invloed van de complexiteit van informatie op het gewicht dat mensen toekennen aan het attribuut dat niet was opgenomen in de TCO informatie. Mensen moesten een keuze maken tussen twee inkoopalternatieven die beschreven werden met behulp van een aantal attributen (e.g., levensduur, machine beschikbaarheid, electriciteitsverbruik). De onnauwkeurigheid in kosteninformatie was in dit experiment geoperationaliseerd door één van de attributen (e.g., machine beschikbaarheid) niet op te nemen in de TCO berekening. De complexiteit van de inkoopinformatie werd vergroot door het aantal attributen dat een alternatief beschrijft te vergroten. Zowel studenten als mensen uit het bedrijfsleven hebben deelgenomen aan dit experiment. Beide groepen reageerden (onafhankelijk van het niveau van complexiteit) tegenovergesteld op de informatie die niet opgenomen was in de TCO cijfers. Studenten kenden meer gewicht toe aan het attribuut dat niet was opgenomen in de TCO informatie. Praktijkmensen kenden echter minder gewicht toe aan het attribuut dat niet opgenomen was in de TCO cijfers. De resultaten duiden er op dat het niveau van complexiteit niet van invloed is op het beslisgedrag. Ervaring is daarentegen een belangrijke variabele om te verklaren hoeveel gewicht mensen aan toekennen kosteninformatie. In hoofdstuk 3 hebben we twee experimenten uitgevoerd om de invloed van reflectie op het gewicht dat mensen toekennen aan het attribuut dat niet of onnauwkeurig was opgenomen in de TCO cijfers te onderzoeken. In het eerste experiment was de onnauwkeurigheid in kosteninformatie geoperationaliseerd door voor één attribuut een minimum of maximum schatting te maken van de kosten. Ondanks dat het misschien niet mogelijk is om een nauwkeurige kostenraming te maken, kan misschien wel een minimum of maximum schatting worden gemaakt van bepaalde kosten. De geschatte minimum of maximum kosten werden bij de berekende kosten voor de andere attributen opgeteld. Reflectie, geoperationaliseerd door inkopers te vragen na te denken over hun beslisstrategie, resulteert erin dat inkopers meer gewicht toekennen aan het attribuut dat als een minimum was opgenomen in de TCO informatie. Reflectie had echter geen invloed op het gewicht dat werd toegekend aan het attribuut dat als een maximum was opgenomen in de TCO informatie. In het tweede experiment hebben we reflectie geoperationaliseerd door inkopers te vertellen dat ze na afloop van het experiment hun beslissing waarschijnlijk zouden moeten verdedigen tegenover anderen. In tegenstelling tot het eerste experiment, was in het dit experiment, net als in hoofdstuk 2, één attribuut niet opgenomen in de verstrekte TCO informatie. We vonden hier geen ondersteuning voor de hypothese dat reflectie er toe leidt dat inkopers meer gewicht toekennen aan het attribuut dat niet is opgenomen in TCO informatie. De resultaten lieten echter wel weer een significant verschil zien tussen studenten en praktijkmensen. Praktijkmensen kenden ook hier weer meer gewicht toe aan de TCO informatie dan studenten. In hoofdstuk 4 hebben we onderzocht wat de invloed van cognitieve belasting was op het gewicht dat mensen toekennen aan de informatie die niet of inaccuraat is opgenomen in TCO cijfers. De onnauwkeurigheid in kosteninformatie hebben we op twee manieren geoperationaliseerd. In het eerste experiment was wederom één van de attributen niet opgenomen in de kostenberekening. In het tweede experiment was onnauwkeurigheid geoperationaliseerd door de kosten voor bepaalde attributen te schatten in een range (e.g., kosten voor service bedragen € 5 tot € 7). Aan dit experiment hebben alleen studenten deelgenomen. Het gewicht dat deelnemers toekenden aan het attribuut dat niet (nauwkeurig) was opgenomen in de kosteninformatie leek niet te worden beïnvloed door de mentale belasting. Zowel onder lage als hoge cognitieve belasting kenden mensen dezelfde gewichten toe aan het attribuut dat niet (nauwkeurig) was opgenomen in de kosteninformatie. Dit onderzoek heeft op verschillende manieren onze kennis binnen de management accounting vergroot. Onze belangrijkste bevindingen zijn: · Studenten kennen meer gewicht toe aan het attribuut dat niet is opgenomen in de TCO informatie. · Praktijkmensen kennen minder gewicht toe aan het attribuut dat niet is opgenomen in de TCO informatie. Dit geldt alleen voor beslissingen waarbij de complexiteit van de informatie hoog is. · Reflectie op de gepresenteerde kosten informatie leidt er toe dat meer gewicht wordt toegekend aan het attribuut dat als een minimum is opgenomen in de TCO informatie. · Meer ervaring leidt er toe dat minder gewicht wordt toegekend aan het attribuut dat niet is opgenomen in de TCO cijfers. Deze resultaten laten zien dat onze veronderstelling dat de informatie die niet is opgenomen in de kosteninformatie ondergesneeuwd raakt als: (1) mensen niet reflecteren op kosteninformatie die opgenomen is als een minimum in kosteninformatie, (2) ervaren inkopers worden geconfronteerd met een hoge informatie complexiteit, (3) aan meer ervaren beslissers TCO informatie verstrekt wordt waarin niet alle attributen opgenomen zijn in de TCO informatie. Daarnaast hebben we binnen dit onderzoek op verschillende manieren onnauwkeurigheid in kosteninformatie geoperationaliseerd, iets wat we nog niet zijn tegengekomen in de literatuur. Op basis van de resultaten raden we managers in het bedrijfsleven aan om: (1) gebruikers van kosten informatie te laten reflecteren op de verstrekte kosteninformatie, (2) toe te lichten waarom TCO cijfers worden verstrekt, (3) de gepresenteerde kosten informatie zo eenvoudig mogelijk weer te geven, en (4) glashelder maken welke informatie (om welke redenen) niet is opgenomen in een kostenberekening. In vervolg onderzoek kunnen de condities waaronder mensen worden beïnvloed door kosten verder worden onderzocht en kan ook meer kwalitatieve informatie worden verzameld over de manier waarop mensen een afweging maken. Andere interessante onderzoeksgebieden zijn de analyse van beslissingen in groepsverband, of het meten van de invloed van prestatiebeloning op het gewicht dat mensen toekennen aan het attribuut dat niet of onnauwkeurig is opgenomen in de TCO cijfers.